Om een nieuw project in goede banen te leiden, is een goede projectplanning onmisbaar. Hoe stel je een projectplan op? Voor wie is het plan bedoeld? En wat moet er nu eigenlijk in een projectplan staan om een project succesvol en op schema af te ronden?
De inhoud van een projectplan bepalen
Een projectplan is de basis van elk project. In het plan beschrijf je wat je gaat doen, hoe je het project aan gaat pakken, wie er bij het project betrokken zijn, wat de deadline van het project is en hoeveel tijd en kosten het project met zich meebrengt. Dat lijkt veel, maar de inhoud van het plan is eigenlijk heel logisch. Je neemt het (eind)doel van het project en bepaalt vervolgens hoe je dat doel gaat bereiken.
Door alle stappen duidelijk in kaart te brengen, voor zowel jouw teams als opdrachtgever, heb je alle informatie die nodig is om taken goed – en volgens plan – uit te voeren in beeld. Zo houd je gedurende het gehele project grip op de kosten, planning, voortgang en stuur je op het gewenste eindresultaat.
De ingrediënten van een projectplan:
Hoe stel je een projectplan op? Elk projectplan bestaat uit drie basisonderdelen:
1. Middelen en kosten: de bronnen die nodig zijn voor het uitvoeren van het project, denk aan medewerkers, materiaal en uren.
2. Taken en taakverdeling: alle taken die nodig zijn om het project tot een goed eind te brengen – wie doet wat?
3. Tijdsplanning: de doorlooptijd van het project, de deadline en momenten voor het controleren van de voortgang van een project.
Stick to the plan
Is jouw werkwijze voor al jouw klanten vergelijkbaar? Of heb je vaak te maken met vergelijkbare projecten of diensten? Dan is het niet noodzakelijk om voor elk project een apart projectplan op te stellen. In veel gevallen kun je aan de hand van een vaste werkwijze een projectplan opstellen. Wel zo efficiënt. Zijn er projecten die afwijken of krijg je met nieuwe projecten te maken? Zorg er dan voor dat de planning en werkwijze binnen het projectplan in lijn is met het project.
Software voor een projectplan opstellen
Hoe stel je een projectplan op en welk systeem heb je hiervoor nodig? Dat is in de eerste plaats afhankelijk van jouw bedrijf, jouw klanten en de werkzaamheden. Gaat het om kleine, overzichtelijke en straight-forward projecten – denk aan het verzorgen van de maandelijkse boekhouding voor een klant of het aanbieden van digitale abonnementen voor SEO en SEA – dan zijn Excel, Word of een ander programma vaak voldoende voor het maken van een projectplan.
Ingewikkelder wordt het wanneer projecten groter worden en het aantal projecten toeneemt. Al snel merk je dat de beperkingen van Excel voor vertraging, onduidelijkheid, meer werkdruk en hogere kosten zorgen. Tijd om de planning strak te trekken en weer baas van elk project te worden. Hoe? Bijvoorbeeld met software voor projectmanagement.
Eén software-oplossing voor projectmanagement
Wanneer projecten groeien, neemt ook de organisatie, administratie en informatie toe. Medewerkers zijn veel tijd kwijt aan het continu bijwerken en bijhouden van projecten, urenregistratie en hun taken. Dan is het belangrijk om geen dubbel werk te doen en het overzicht te houden. En hoe weet je zeker dat je in de meest recente versie van bijvoorbeeld het Excel- of Word-document werkt?
Met software voor projectplanning maak je een projectplan toegankelijker voor meer mensen. Het bijwerken van de voortgang wordt grotendeels geautomatiseerd, waardoor foutmarges verkleinen, en informatie is altijd up-to-date. Daarnaast kan deze software eenvoudig gekoppeld worden aan andere systemen, denk aan urenregistratie, agenda’s en mailprogramma’s. De software is vaak cloud-based, wat betekent dat het projectplan overal en altijd in te zien en actueel is.
Integreer alle bedrijfsprocessen in één systeem
Voor het opstellen van projectplannen zijn veel softwareprogramma’s beschikbaar. Zo zijn er losse tools waarmee je bepaalde delen van projecten tot in de puntjes kunt beheersen. Een nadeel van deze tools is dat systemen vaak ‘los’ van elkaar opereren en niet communiceren met klantgegevens, administratie en facturatie.
Alles-in-één-bedrijfssoftware integreert alle bedrijfsprocessen, zoals projectplanning, CRM en facturatie in één systeem. Een voorbeeld hiervan is de CRM- en projectsoftware van Simplicate. Zo wordt samenwerken efficiënter en stroomlijn je bedrijfsprocessen, zodat alle energie die je in een project steekt ook daadwerkelijk bijdraagt aan het einddoel: een tevreden klant.